7 dicas
para o escritório doméstico ideal!
Cada vez mais pessoas
trabalham a partir de casa, e esta é uma tendência que não deve diminuir. Pelo contrário, a nova organização da economia
está indo cada vez mais nesta direção, e algumas pessoas começam a ser bastante
bem-sucedidas nas suas atividades profissionais executadas parcial ou
totalmente a partir de um escritório doméstico.
Mas um pouco de
planejamento pode tornar o seu ambiente profissional doméstico muito mais
efetivo, sem perder as vantagens de trabalhar dentro de casa. Veja abaixo 7
dicas para compor o escritório ideal na sua casa ou apartamento.
·
Defina o local. O ideal é que seja um ambiente isolado do restante da casa,
bem iluminado, com acesso fácil (especialmente se você pode vir a receber
clientes, parceiros ou fornecedores no seu escritório doméstico), e com a infra-estrutura
necessária: energia elétrica, linha telefônica, etc. Como em tudo na vida, aqui
também o foco é importante. Tratar a casa inteira como se fosse o seu
escritório é receita de confusão e perda de produtividade, mesmo se você mora
sozinho.
·
Organize espaço para
armazenamento: no mínimo, você precisa
de gavetas e de uma boa
estrutura de arquivamento organizado
de documentos e papéis em geral. Em qualquer papelaria você encontra arquivos
de pastas suspensas "modelo econômico", que podem ser um bom primeiro
passo. E não basta possuir: você tem que usar bem. Coloque etiquetas nas abas
de todas as pastas, e guarde tudo na pasta certa imediatamente, sem deixar
acumular em uma pilha. A melhor forma de garantir que isso ocorra é manter o
arquivo sempre ao alcance de sua mão. Nas gavetas, você pode manter o material
de escritório, equipamentos eletrônicos e outros itens que não precisam ficar
sobre a sua mesa. Se você precisa de muito material de referência, prateleiras
em um local conveniente também passam a ser essenciais. E um balcão (para a impressora, o arquivo e
outros itens que precisam ficar expostos mas fora da sua mesa), de preferência
conjugado a um armário fechado é
o primeiro passo no caminho de um escritório doméstico completo. O que você não
pode encontrar, você não pode usar - e em um escritório em casa, você não terá
a quem culpar. Mantenha tudo organizado, etiquetado e limpo!
·
Escolha bons móveis de
escritório: além do mobiliário
específico para armazenamento, você precisará de móveis de escritório comuns,
inclusive uma escrivaninha com gavetas (na hora de escolher, leve em conta o
espaço disponível!), uma cadeira giratória e com rodas para facilitar a sua
movimentação, pelo menos uma cadeira para seus interlocutores, um bom cesto de
lixo, e um balcão que possa abrigar a impressora, fax, arquivo e a garrafa de
café. Considere os aspectos ergonômicos, e ao escolher o local dos móveis, não
coloque nada no seu próprio caminho: facilite seu deslocamento entre a mesa, o
arquivo e a impressora, ou você perceberá que está deixando de imprimir, ou
empilhando os papéis em cima da escrivaninha, para evitar ter de dar uma volta
e chegar lá.
·
Invista em comunicações: Se você mora com mais pessoas, ter um número telefônico
exclusivo para o escritório doméstico é essencial, e não custa caro.
Certifique-se de ter uma secretária eletrônica ou correio de voz, para os
momentos em que você não puder atender. O computador também não pode manter a
linha ocupada, portanto um sistema de banda larga vem a calhar. Compre um
aparelho telefônico com suporte a viva-voz ou um fone auricular - você vai
trabalhar sozinho, ter as mãos livres é essencial.
·
Seja encontrável: Ainda que você não tenha um website completo, registrar um
domínio com o nome da sua empresa ou o nome mais adequado à sua atividade,
publicar nele uma página de contato e usar um e-mail baseado neste domínio,
custa pouco e faz toda a diferença na hora de causar uma primeira boa
impressão, ou de ajudar um cliente a lembrar como encontrá-lo. Registre também
seu telefone, e-mail e URL em todas as listas telefônicas classificadas
("páginas amarelas") de sua cidade. Tenha cartões de visita e use
todos os dias. Não imprima em casa: use serviços profissionais para isso. Diga
neles quem você é, o que você faz, e como pode ser encontrado.
·
Cuidado com o computador: Um dos itens com maior impacto no orçamento. Use o mais
adequado às suas necessidades, mas se você for comprar um só para isso, prefira
um notebook econômico, ainda que não seja especialmente leve ou compacto: na
maior parte do tempo você vai usá-lo na sua própria mesa. Compre e use uma
corrente específica para fixar o notebook à mesa (à venda na maior parte das
lojas de informática brasileiras), reduzindo o risco de furto. Exija suporte a
redes sem fio, e o máximo de memória RAM que você puder adquirir.
·
Escolha bem os
periféricos: Se você ainda não tem
impressora, provavelmente a melhor opção é partir diretamente para uma
multifuncional, que além de imprimir com qualidade, serve também como scanner e
copiadora (e às vezes fax). Contrate um plano de banda larga - ADSL, Cable
modem ou similar. Faça cópias de segurança de todos os seus dados regularmente.
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